L’import d’un fichier CSV dans AtoM (Access to Memory) est l’une des opérations les plus puissantes du logiciel : il permet d’injecter des milliers de notices archivistiques en quelques minutes. Mais cette puissance a un prix : une préparation rigoureuse du fichier source. Ce guide pas à pas vous accompagne de la mise en forme de votre CSV jusqu’à la validation de l’import.
Notions de base : comment AtoM lit un fichier CSV
Importer un fichier CSV dans AtoM, c’est accepter de se conformer à son modèle de données. AtoM ne reconnaît que ses propres champs (conformes à ISAD(G), EAD ou Dublin Core selon le type d’import). Si votre fichier source contient des colonnes comme « Réalisateur » ou « Techniciens », elles n’apparaîtront pas dans AtoM — elles n’existent pas dans son schéma.
La première opération est donc un mapping : faire correspondre vos champs source avec les colonnes attendues par AtoM. Pour vous aider, AtoM met à disposition un template CSV téléchargeable directement depuis son interface d’administration.
Étape 1 : télécharger le template CSV d’AtoM
Depuis l’interface d’administration d’AtoM, accédez au menu Import > CSV. Téléchargez le template correspondant au type d’entité que vous souhaitez importer : notices archivistiques ISAD(G), autorités, fonctions, lieux, etc. Chaque type a son propre template avec ses propres colonnes.
Étape 2 : préparer et mapper vos données
Ouvrez le template dans un tableur (LibreOffice Calc recommandé — Excel peut altérer les encodages UTF-8). Renseignez uniquement les colonnes correspondant à vos données. Les colonnes non renseignées peuvent rester vides. Points d’attention :
- Encodage : sauvegardez impérativement en UTF-8 avec BOM pour éviter les caractères corrompus
- Dates : respectez le format attendu par AtoM (YYYY-MM-DD ou YYYY selon les champs)
- Hiérarchies : les relations parent/enfant se gèrent via les colonnes legacyId et parentId
- Séparateur : AtoM attend une virgule comme séparateur, pas un point-virgule
Étape 3 : tester sur un petit échantillon
Avant d’importer l’intégralité de vos données, extrayez 10 à 20 lignes représentatives de votre fichier et réalisez un import de test. Vérifiez le résultat dans AtoM : les champs sont-ils correctement mappés ? Les accents s’affichent-ils bien ? Les hiérarchies sont-elles respectées ?
Étape 4 : lancer l’import complet
Une fois le test validé, lancez l’import complet depuis le menu Import > CSV. Pour les fichiers volumineux (plusieurs milliers de lignes), préférez l’import en ligne de commande via php symfony csv:import — l’import interface peut provoquer des timeouts sur les gros volumes.
Étape 5 : contrôler et corriger
Après import, vérifiez un échantillon de notices dans AtoM. Consultez le journal d’import pour identifier les éventuelles erreurs. Les corrections mineures peuvent se faire notice par notice via l’interface ; les corrections massives nécessitent un nouvel import avec la colonne legacyId pour écraser les notices existantes.
Pour aller plus loin dans la maîtrise d’AtoM, consultez notre article sur le portail Studens, qui illustre l’usage d’AtoM en combinaison avec Omeka dans un projet complexe.
FAQ — Import CSV dans AtoM
AtoM supporte-t-il l’import de fichiers CSV volumineux ?
Oui, mais les imports volumineux (au-delà de quelques milliers de lignes) doivent être réalisés en ligne de commande via le CLI d’AtoM pour éviter les timeouts. L’import via l’interface web est adapté aux fichiers de taille modeste.
Peut-on mettre à jour des notices déjà importées via CSV ?
Oui. En renseignant la colonne legacyId avec l’identifiant d’une notice existante, AtoM écrase les données lors d’un nouvel import. C’est le mécanisme standard pour les mises à jour en masse.
Limonade & Co accompagne-t-elle les migrations de données vers AtoM ?
Oui. Limonade & Co réalise des missions de reprise et migration de données vers AtoM : analyse du fonds source, mapping, nettoyage, import et contrôle qualité. Contactez-nous pour cadrer votre projet.