Les Archives départementales d’Ille-et-Vilaine viennent de publier en ligne un instrument de recherche sur les sources relatives au département et la Grande Guerre. Ce dernier a été réalisé par l’agence Limonade & Co sous le CMS Omeka. A travers ce billet, nous vous proposons de découvrir les coulisses de l’élaboration de cet outil afin de partager avec vous un ensemble de bonnes pratiques.

1- Contexte de création d’Histoire à la source

Dans le cadre de son programme de diffusion et de valorisation des archives en lien avec la commémoration du centenaire de la Guerre 14-18, le Département d’Ille-et-Vilaine / Direction des Archives et du Patrimoine vient de mettre en ligne un guide des sources relatives à l’Ille-et-Vilaine et la Grande Guerre : http://histoirealasource.ille-et-vilaine.fr/

1.1- Objectifs du guide :

À travers cet instrument de recherche publié en version numérique, la Direction des Archives et du Patrimoine d’Ille-et-Vilaine poursuivait un triple objectif :

  1. recenser les sources existantes un siècle après le conflit, dans le respect des normes professionnelles en vigueur (ISAD/G EAD) ;
  2. mettre en lumière ces sources afin d’encourager leur exploitation et l’appropriation par tous les publics ;
  3. créer de la valeur ajoutée, en proposant, en plus des données brutes, des explications d’ordre historique ou méthodologique sur le contexte de production et de conservation de ces sources.

1.2- Le guide 14-18

Pour ce guide de sources, la Direction des Archives et du Patrimoine d’Ille-et-Vilaine a souhaité s’affranchir des lieux de conservation et des cadres de classement classiques pour privilégier un plan méthodique ou thématique. Il s’agissait de faciliter l’accès à ce guide au plus grand nombre. Aussi, ce guide est découpé en trois volets subdivisés en parties, chapitres et sous-chapitres correspondant à des thématiques.

Les trois volets du guide sont les suivants :

Volet 1 : L’armée et les soldats

Le public peut y consulter les sources en relation aux régiments, à la marine, au quotidien des soldats, aux soldats blessés, etc.

Volet 2 : L’arrière et les civils

Ce volet traite de l’administration pendant le conflit, la protection des populations, l’économie de guerre, la vie quotidienne des civils, les relations entre l’arrière et les soldats.

Volet 3 : L’après-guerre et la mémoire

Le retour à la paix y est traité sous le prisme des anciens combattants, de la reconstruction et les différentes formes de mémoire de 1919 à nos jours.

1.3- L’élaboration du guide

De 2012 à 2013, la direction des Archives et du Patrimoine ainsi que différents partenaires (Archives municipales de Rennes, Vitré et Saint-Malo, de la Bibliothèque de Rennes Métropole, etc.) ont recensé auprès de diverses institutions publiques du territoire d’Ille-et-Vilaine mais aussi nationales, l’ensemble des sources couvrant la période de la guerre, l’immédiat après-guerre et la mémoire du conflit jusqu’à nos jours.

Au terme de ce travail de recensement, un vaste chantier de saisie des données s’est ouvert. Durant plus de deux ans, une équipe a été chargée de saisir plus de 9 000 notices descriptives, au sein d’une grille de plus de 43 champs respectant la norme ISAD/G. Puis ces sources ont été intégrées dans Thot, progiciel métier des AD35, avant d’être enrichis par des contenus didactiques (Comment sont construits les registres matricules militaires ?), méthodologiques (Comment effectuer des recherches sur les marins ?) et iconographiques (+ de 1 000 images).

1.4- Vers une publication papier ou électronique ?

Très rapidement, l’idée de publier cet instrument de recherche sous format papier a été abandonnée au profit d’une version numérique. Ce choix se justifie par une volonté de tirer pleinement parti du digital en matière d’accès à l’information via différents modes de recherches, du croisement des données et de rebonds possibles. Le progiciel Thot ne permettant pas de publier ce guide comme l’aurait souhaité les AD35, une consultation publique a été lancée en mars 2015 afin de trouver une solution pouvant exploiter au mieux le potentiel de ce guide de sources.

2- Le projet

2.1- La vision du projet

Le projet a débuté en avril 2015 par la tenue d’un atelier réunissant l’équipe de Limonade & Co et les membres de l’instance de pilotage des AD35 ainsi que divers partenaires. Cette journée avait notamment pour ambition de lancer une période de réflexion et de mûrissement d’idées concernant l’approche que devait proposer le guide. Il s’agissait de confronter les idées des parties en croisant les sources, les contenus disponibles, les aspirations de l’institution et les profils d’utilisateurs attendus. Cette journée a donc été rythmée par différentes sessions de travail : présentation d’objets similaires ou complémentaires au futur guide, brainstorming, débats, etc.

Comment assurer la pérennité de l’outil dans le temps ?

Au terme de cette réunion de lancement, les équipes se sont quittées en ayant :

  • adopté à l’unanimité les solutions techniques open source Omeka et AtoM afin de combiner deux approches : grand public et métier
  • validé la nécessité de poursuivre le débat sur l’aspect conceptuel du guide, en particulier sur la question de la modélisation des données et de leur présentation à l’utilisateur.

Ce dernier point a donc été poursuivi à distance à l’aide d’une enquête en ligne articulée autour de trois grands axes de réflexions : le public visé, les fonctionnalités et l’ergonomie du site.

Enquête sur la phase conceptuelle

Après avoir compilé les données et alimenté le débat par de nombreux échanges par téléphone, mail et visioconférence, il a été possible de déterminer très précisément les qualités attendues de l’outil : respecter le caractère scientifique du projet, tout en donnant à son contenu une attractivité et une accessibilité pour le public .

2.2- Le choix technique

Après avoir arrêté l’approche conceptuelle, il était possible pour notre équipe de mettre en place le socle technique du guide au moyen de deux outils open source interfaçables : AtoM (Access to Memory) et Omeka. Ces deux outils permettent en effet de répondre aux impératifs de gestion métier des descriptions archivistiques (via AtoM) et aux exigences d’une publication mettant en valeur les contenus (notamment visuels) et proposant des fonctionnalités orientées utilisateurs (via Omeka).

Les deux outils ont été ainsi interfacés au moyen du protocole OAI-PMH pour permettre aux données structurées dans AtoM de passer directement dans Omeka pour y être éditorialisées, enrichies et exposées aux utilisateurs. Alors que le Dublin Core (Omeka) entraîne ordinairement une perte de certains niveaux de données dans la hiérarchie d’organisation propre à ISAD/G (AtoM), un développement spécifique a été réalisé pour conserver cette structuration normalisée de l’instrument de recherche.

Le socle Omeka a été pensé pour accueillir plusieurs guides au moyen de plusieurs instances. En effet, la Direction des Archives et du Patrimoine d’Ille-et-Vilaine a pour ambition de mettre en ligne prochainement d’autres guides de sources que celui de la Grande Guerre. Aussi, il était nécessaire de mettre en place une structure suffisamment souple et évolutive pour permettre l’intégration de nouveaux guides. De la sorte, il est possible pour l’utilisateur d’entrer dans un guide depuis une seule instance maître Omeka de manière tout à fait transparente. Parallèlement, chaque instance Omeka est rattachée à son instance AtoM.

Socle technique du guide Histoire à la source

socle-technique-histoire-a-la-sources

2.3- Les données

À partir des données structurées se trouvant dans Thot, il a été nécessaire de mener un vaste chantier de reprise des données avant leur import dans AtoM. En effet, après avoir examiné les fichiers XML-EAD, composés de 29 champs, il a été décidé de repenser en partie la structuration des données afin de les enrichir sur certains points comme pour les exemples suivants :

– Structuration générale du guide

Il a fallu paramétrer AtoM pour lui faire accepter une nouvelle hiérarchie des niveaux de description. Ces derniers ont été reportés partiellement dans le fichier XML puis dans la base de données, une fois les volets importés.

– <bibref> : Référence bibliographique

Certaines notices du guide étaient des notices bibliographiques. Le premier export considérait parfois les auteurs de ces ouvrages comme des producteurs d’archives. Un nouvel encodage de ces notices bibliographiques a été nécessaire pour qu’elles apparaissent bel et bien comme l’intitulé des notices AtoM.

<did>
			<unitid countrycode="fr">FRAD035 BS 3326</unitid>
			<origination><persname role="auteur">Ducellier, G.</persname></origination>
			<origination><persname role="editeur">s.é.</persname></origination>
			<unitdate label="date edition">s.d.</unitdate>
</did>
Description bibliographique exportée depuis Thot 
<did>
	<unitid countrycode="fr">FRAD035 BS 3326</unitid>
<unittitle>
     <bibref>
        <persname role="auteur">Ducellier, G.</persname>, 
        <title>Guide pratique et formulaire à l'usage des maires et des familles éprouvées par la guerre contenant la marche à suivre et les modèles de pièces à produire dans tous les cas qui intéressent une famille dont un membre est disparu, prisonnier, blessé ou tombé au champ d'honneur. 
        </title>
        <imprint>
              <publisher>s.é.</publisher>, <date type="publication">s.d.</date>
        </imprint>
      </bibref>
</unittitle>
</did>
<bibref> importé dans AtoM

– <unittitle> : Le cas des photos

D’autres modifications structurelles ont pu être apportées dans ces intitulés, comme pour la description de photographies :

<c level="item">
		<did>
			<unitid countrycode="fr">FRAC35238 Rennes 9 Fi 1597</unitid>
			<unittitle>Inscription et révision des hommes réformés entre le 2 août et le 31 décembre [affiche spécimen] : affiche.</unittitle>
			<unitdate>1914-1914</unitdate>
			<origination><persname role="auteur">[Ministère de la Guerre]</persname></origination>
			<origination><persname role="editeur">Imprimerie administrative centrale (Paris)</persname></origination>
			<repository>Archives municipales de Rennes</repository>
		</did>
		<accessrestrict>Librement communicable</accessrestrict>
		<acqinfo>Versement</acqinfo>
		<controlaccess>
<subject source="candidats-matiere">Exempté</subject>
<subject source="candidats-matiere">Réformé</subject>
		</controlaccess>
</c>
Intitulé de l'unité documentaire exporté depuis Thot 
<c level="Pièce">
 <did>
	<unitid countrycode="fr">FRAC35238 Rennes 9 Fi 1597</unitid>
        <unittitle>
        <persname role="auteur">[Ministère de la Guerre]</persname>.  
Inscription et révision des hommes réformés entre le 2 août et le 31 décembre [affiche spécimen] : affiche. 
        <imprint><publisher>Imprimerie administrative centrale (Paris)</publisher></imprint>.
        </unittitle>
	<unitdate>1914-1914</unitdate>
	<repository>Archives municipales de Rennes</repository>
 </did>
	<accessrestrict>
Librement communicable
</accessrestrict>
	<acqinfo>
Versement
</acqinfo>
	<controlaccess>
<subject source="candidats-matiere">Exempté</subject>
<subject source="candidats-matiere">Réformé</subject>
	</controlaccess>
</c>
<unittitle> importé dans AtoM

– <daogrp> : groupe d’objets archivistiques numériques

Le rattachement des documents numériques aux notices descriptives a été également repensé. AtoM ne réussissait pas à interpréter le code de <daoloc>. Le document numérique fait l’objet d’une nouvelle notice-fille intégrant la légende de l’image ainsi que le lien vers celui-ci dans une balise <dao>.

<did>
	<unittitle>Sépultures militaires et rapatriement des corps</unittitle>
 <daogrp>
	<daoloc title="En illustration : [Cimetière sur le front] : photographie sur plaque de verre [s.d.] - AD35 31 Fi 431"></daoloc>
	<daoloc href="FRAD035_GDS14-18_jpg_0026.jpg"></daoloc>
 </daogrp>
</did>
DAO exporté depuis Thot 
<dsc type="combined">
 <c otherlevel="Media">
      <did>
      <unittitle>En illustration : [Cimetière sur le front] : photographie sur plaque de verre [s.d.] - AD35 31 Fi 431.</unittitle>
      <dao linktype="simple" href="http://blog-classe.cg35.over-link.com/images/FRAD035_GDS14-18_jpg_0026.jpg" role="master" actuate="onrequest" show="new">
      </dao></did>
 </c>
</dsc>
DAO importé dans AtoM

Il faut bien noter que dans les deux cas (export Thot et fichier XML retravaillé), les fichiers respectent bien l’EAD. Mais l’interopérabilité a ses raisons que la raison ignore. Un travail minutieux et patient a été mené avec le service informatique des AD35 pour retravailler le script d’extraction des données afin que le code puisse être correctement exploité à l’import dans AtoM.

2.4- La création graphique

Pour penser la création graphique du guide, nous nous sommes à la fois appuyés sur le schéma de données, sur l’utilisateur et sur la vision des AD35 en engageant, selon le manifeste Agile, plusieurs itérations dont :

  • réalisation de prototypes qui ont permis de fixer les choix de conception et d’architecture de l’information du guide
  • création des maquettes graphiques aboutissant à plusieurs sprints itératifs.

Prototype et mockup

Afin de faciliter les échanges mais aussi d’appréhender la future navigation du guide, un outil en ligne a été mis à disposition des AD35 pour consulter ces maquettes et voir leur évolutions au fur et à mesure des retours.

Outil en ligne de visualisation des wireframes

Après réception du PV de livraison, le travail d’intégration HTML a pu débuter, donnant lieu à de nouvelles modifications après la réalisation de tests auprès d’utilisateurs.

2.5- Le développement

La phase de développement (d’une durée d’environ 3 mois) a été conduite selon la méthode de travail Agile dite Scrum. Elle a favorisé des réponses rapides et flexibles, la remise de livrables de façon plus fréquente que dans un projet classique. Il ne s’agissait pas d’attendre la fin de toutes les itérations techniques pour proposer un guide intégralement finalisé et validé. L’équipe a ainsi pu avoir un aperçu concret des problématiques rencontrées et des choix à opérer d’un bout à l’autre de la réalisation du guide.

Deux exemples d’améliorations apportées en cours de projet :

– Mega Menu : révision intégrale de l’ergonomie du menu du guide

– « Situer le document » : implémentation de deux fonctionnalités permettant de situer avec précision le document

Cette méthodologie de travail a notamment permis de réduire significativement la phase de recettage, qui s’est finalement limitée à quelques ajustements techniques et à faire remonter des bugs non bloquants.

3- Ressources techniques du projet

CMS Open Source

Échanges de fichiers

Documents partagés

Moyens de communications

Traitement des données

Développement

Traitement des images

Wireframe

MindMapping

4- Remerciements

Limonade & Co remercie chaleureusement l’ensemble des équipes des Archives départementales d’Ille-et-Vilaine pour leur confiance tout au long de ce projet et plus particulièrement :

  • Gwladys Longeard et Anne-Lise Mike, pour leur professionnalisme et leur passion pour ce magnifique projet mené depuis des années,
  • Stéphane Laurent, en charge de la chose informatique, pour son expertise et sa ténacité sur le traitement des fichiers XML-EAD,
  • Jean-Yves Le Clerc pour sa bienveillance vis-à-vis de cette publication électronique,
  • Claude Jeay, directeur des Archives départementales d’Ille-et-Vilaine, pour sa confiance et la remarquable orchestration de ses équipes.

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Que pouvons-nous faire de plus ?

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